Le irregolarità nella registrazione dei dati nel Fascicolo Virtuale dell’Operatore Economico non determinano automaticamente l’esclusione dalla gara. Se non incidono sul possesso dei requisiti né alterano la par condicio, possono essere superate attraverso gli strumenti di interlocuzione procedimentale, tra cui il soccorso istruttorio
L’errata registrazione dei dati nel Fascicolo Virtuale dell’Operatore Economico può comportare l’esclusione dalla gara? Quando un’anomalia riscontrata nel FVOE può essere superata mediante soccorso istruttorio?
E fino a che punto la digitalizzazione delle verifiche può incidere sulla partecipazione degli operatori economici alle procedure di affidamento?
A questi interrogativi ha risposto il Consiglio di Stato con la sentenza 4 giugno 2026, n. 4484, ribadendo che le mere irregolarità formali nella gestione del FVOE non possono trasformarsi automaticamente in cause di esclusione quando il possesso dei requisiti sostanziali non è in discussione.
FVOE e soccorso istruttorio: quando gli errori materiali non comportano l’esclusione dalla gara
Il caso trae origine da una procedura aperta aggiudicata con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa. Il concorrente secondo classificato aveva impugnato l’aggiudicazione contestando, oltre alla valutazione dell’offerta tecnica, anche la verifica dei requisiti effettuata nei confronti del raggruppamento risultato vincitore.
Secondo il ricorrente, una delle imprese componenti aveva commesso un errore nella registrazione dei dati all’interno del Fascicolo Virtuale dell’Operatore Economico e tale irregolarità, essendo imputabile direttamente all’operatore economico e non a un malfunzionamento della piattaforma, avrebbe dovuto comportarne l’esclusione dalla gara.
La questione ha così offerto al Collegio l’occasione per affrontare un tema che va oltre il caso concreto: stabilire se, nell’ambito del sistema di verifica dei requisiti previsto dal D.Lgs. n. 36/2023, assuma realmente rilievo la causa dell’errore oppure se debba essere valutata la sua effettiva incidenza sul procedimento di gara.
Il Consiglio di Stato ha respinto integralmente l’appello, confermando la sentenza di primo grado e ritenendo infondate anche le censure relative alla verifica dei requisiti. È proprio nell’esaminare quest’ultimo motivo che il Collegio ha sviluppato alcune considerazioni di particolare interesse sulla funzione del FVOE e sull’ambito di applicazione del soccorso istruttorio, destinate ad assumere rilievo anche oltre la vicenda esaminata.
Quadro normativo: FVOE e soccorso istruttorio nel Codice dei contratti pubblici
Per comprendere la portata della decisione è utile richiamare, sia pure sinteticamente, il quadro normativo di riferimento.
Con l’entrata in vigore del D.Lgs. n. 36/2023, la verifica del possesso dei requisiti da parte degli operatori economici si inserisce in un sistema integralmente digitalizzato, nel quale il Fascicolo Virtuale dell’Operatore Economico rappresenta lo strumento attraverso cui le stazioni appaltanti acquisiscono le informazioni e i documenti necessari allo svolgimento dei controlli.
Disciplinato dall’ art. 24 del D.Lgs. n. 36/2023 e gestito attraverso l’ecosistema nazionale di approvvigionamento digitale, il FVOE è finalizzato a semplificare e velocizzare le verifiche, favorendo l’interoperabilità tra le banche dati delle amministrazioni e riducendo gli adempimenti a carico degli operatori economici.
L’ art. 101 del D.Lgs. n. 36/2023 disciplina invece il soccorso istruttorio, consentendo alla stazione appaltante di richiedere chiarimenti, integrazioni o regolarizzazioni della documentazione presentata, purché non vengano modificati l’offerta tecnica, l’offerta economica o i requisiti sostanziali richiesti per la partecipazione alla gara.
È proprio dall’interazione tra queste due disposizioni che nasce la questione affrontata dal Consiglio di Stato: stabilire se un errore nella registrazione dei dati all’interno del Fascicolo Virtuale possa essere qualificato come una mera irregolarità formale, superabile mediante soccorso istruttorio, oppure debba determinare automaticamente l’esclusione dell’operatore economico.
Il Consiglio di Stato supera la distinzione tra errore dell’operatore e malfunzionamento del sistema
L’appellante fondava l’intera censura sulla distinzione tra errore imputabile all’operatore economico e malfunzionamento della piattaforma telematica, ritenendo che soltanto in quest’ultimo caso la stazione appaltante potesse attivare gli strumenti di interlocuzione procedimentale.
Un’impostazione che il Consiglio di Stato non ha condiviso, osservando come una simile distinzione non trovi un adeguato fondamento né nella disciplina del Fascicolo Virtuale né nella funzione che esso svolge nell’ambito del sistema di verifica dei requisiti.
Secondo il Collegio, il punto non è stabilire da dove abbia origine l’errore, ma verificare se esso abbia avuto un’effettiva incidenza sull’accertamento dei requisiti di partecipazione oppure abbia compromesso la regolarità della procedura e la par condicio tra gli operatori economici. L’attenzione si sposta così dalla causa dell’irregolarità ai suoi effetti. Solo un’anomalia che incida sul piano sostanziale può giustificare conseguenze ai fini dell’ammissione alla gara; diversamente, un approccio esclusivamente formalistico finirebbe per attribuire agli strumenti digitali un valore che il legislatore non ha mai inteso riconoscere.
Il FVOE è uno strumento di verifica, non un requisito di partecipazione
Superata la distinzione tra errore dell’operatore economico e malfunzionamento del sistema, il Consiglio di Stato si è soffermato sulla funzione del Fascicolo Virtuale dell’Operatore Economico.
La sentenza ricorda che il FVOE costituisce uno strumento destinato a semplificare e accelerare le verifiche svolte dalle stazioni appaltanti. La digitalizzazione del procedimento, quindi, non modifica la natura dei requisiti di partecipazione, ma interviene esclusivamente sulle modalità attraverso cui l’amministrazione ne accerta il possesso.
Da questa ricostruzione discende una conseguenza di particolare rilievo: un errore nella registrazione dei dati non può essere automaticamente equiparato alla mancanza del requisito sostanziale, perché riguarda il sistema utilizzato per verificarlo e non il requisito stesso.
Secondo il Collegio, attribuire al Fascicolo Virtuale un effetto automaticamente espulsivo significherebbe trasformare uno strumento organizzativo, introdotto per rendere più efficiente l’attività amministrativa, in una nuova causa di esclusione dalla gara, risultato che non trova alcun fondamento nella disciplina del D.Lgs. n. 36/2023.
Errori nel FVOE: quando possono essere sanati mediante soccorso istruttorio
È proprio dalla funzione attribuita al FVOE che il Collegio ricava le conseguenze sul piano del soccorso istruttorio.
Se l’irregolarità riguarda esclusivamente la registrazione o la rappresentazione dei dati e non mette in discussione il possesso dei requisiti di partecipazione, la stazione appaltante può attivare gli strumenti di interlocuzione procedimentale necessari a chiarire o integrare il quadro informativo.
In questa prospettiva, il soccorso istruttorio continua a svolgere la funzione che gli è propria: non consentire il conseguimento tardivo dei requisiti richiesti per partecipare alla gara, ma regolarizzare carenze meramente formali o documentali quando la situazione sostanziale risulti già esistente.
L’errore nella registrazione dei dati all’interno del Fascicolo Virtuale può quindi essere superato mediante soccorso istruttorio ogni volta che rappresenti una semplice irregolarità formale e non incida sulla possibilità di accertare il possesso dei requisiti richiesti dalla legge e dalla lex specialis.
I limiti del soccorso istruttorio: quando l’irregolarità diventa sostanziale
La sentenza non afferma, tuttavia, che qualsiasi anomalia riguardante il FVOE possa essere sempre regolarizzata.
Come spiega il Collegio, gli strumenti di interlocuzione procedimentale non possono essere utilizzati quando l’irregolarità impedisca di verificare il possesso dei requisiti, ne evidenzi l’effettiva mancanza oppure costituisca il risultato di un comportamento elusivo.
In tali ipotesi non ci si trova più di fronte a una mera inesattezza nella registrazione dei dati, ma a una carenza sostanziale che il soccorso istruttorio non può sanare.
Resta quindi fermo un principio ormai consolidato: il soccorso istruttorio opera sul piano della documentazione e delle modalità con cui i requisiti vengono dimostrati, ma non può incidere sulla loro effettiva esistenza né consentirne il conseguimento dopo la scadenza del termine per la presentazione delle offerte.
FVOE e soccorso istruttorio: le ricadute operative della sentenza
Respingendo l’appello, il Consiglio di Stato ha confermato la piena legittimità dell’operato della stazione appaltante e, soprattutto, ha fornito alcune indicazioni destinate a orientare l’applicazione del D.Lgs. n. 36/2023 nelle procedure gestite attraverso gli strumenti digitali.
La pronuncia chiarisce che, nell’ambito del sistema di verifica dei requisiti, il riscontro di un’anomalia nel Fascicolo Virtuale dell’Operatore Economico non può essere valutato in modo automatico, ma richiede di verificare se l’irregolarità abbia inciso sul possesso dei requisiti oppure riguardi esclusivamente le modalità con cui tali requisiti vengono documentati e verificati.
L’utilizzo del FVOE rende sicuramente più rapido ed efficiente il sistema delle verifiche, ma non modifica la disciplina dei requisiti di partecipazione né introduce nuove cause di esclusione rispetto a quelle previste dal legislatore. La possibilità di regolarizzare un’anomalia, da parte degli OE, resta comunque subordinata alla dimostrazione che i requisiti fossero già posseduti entro il termine previsto per la presentazione delle offerte e che l’errore non abbia prodotto effetti sulla trasparenza della procedura o sulla par condicio tra i concorrenti.
Il Fascicolo Virtuale dell’Operatore Economico resta uno strumento attraverso cui la stazione appaltante verifica il possesso dei requisiti, mentre il soccorso istruttorio continua a svolgere la funzione di rimuovere le irregolarità meramente formali senza alterare le condizioni della competizione, garantendo l’equilibrio tra innovazione digitale, verifica sostanziale dei requisiti e tutela della concorrenza che il Codice dei Contratti Pubblici promuove.
FONTI “LavoriPubblici.it”