Il CGARS conferma la legittimità delle verifiche svolte dalla stazione appaltante quando la documentazione originaria non è più disponibile e ribadisce che il possesso del requisito deve essere accertato attraverso una valutazione complessiva degli elementi acquisiti
Può una stazione appaltante confermare il possesso di un requisito professionale quando i documenti necessari a dimostrarlo non sono più disponibili? E la mancanza della documentazione equivale automaticamente alla mancanza del requisito?
Le questioni si collocano nel punto di incontro tra l’esigenza di verificare in modo puntuale il possesso dei requisiti richiesti dalla lex specialis e la necessità di confrontarsi con situazioni nelle quali il tempo trascorso rende difficile, se non impossibile, recuperare tutta la documentazione relativa alle esperienze professionali dichiarate.
Sul tema è intervenuto il Consiglio di Giustizia Amministrativa per la Regione Siciliana (CGARS) che, con la sentenza del 3 giugno 2026, n. 366, ha ritenuto legittima la verifica dell’esperienza professionale di una professionista indicata dall’operatore economico aggiudicatario di una gara.
Requisiti professionali in gara: cosa accade quando la documentazione non è più reperibile?
La controversia nasce nell’ambito di una procedura di affidamento nella quale il disciplinare richiedeva il possesso di una specifica esperienza professionale in capo alla coordinatrice pedagogica indicata in gara.
Nel corso delle verifiche è stata contestata la documentazione prodotta a comprova del requisito, che non consentiva di ricostruire immediatamente tutti i periodi lavorativi dichiarati.
Le difficoltà erano nate dal fatto che le cooperative presso cui la professionista aveva prestato servizio erano state nel frattempo poste in liquidazione, mentre un Comune presso il quale aveva svolto alcune attività aveva dichiarato di non essere più in possesso della documentazione relativa a periodi lavorativi particolarmente risalenti nel tempo.
Nonostante ciò, la stazione appaltante aveva ritenuto che gli elementi comunque acquisiti nel corso del procedimento fossero sufficienti a dimostrare il possesso del requisito richiesto dal disciplinare, conclusione che non era stata condivisa dal TAR, il quale aveva invece giudicato insufficienti le verifiche svolte.
Da qui la decisione di proporre appello davanti al CGARS.
La distinzione tra possesso del requisito e prova documentale:
Secondo il CGARS, il punto centrale della controversia non riguardava tanto l’esistenza dell’esperienza professionale richiesta dal disciplinare quanto la possibilità di documentarla attraverso gli atti inizialmente disponibili.
Le difficoltà emerse durante le verifiche riguardavano infatti la documentazione dell’esperienza professionale dichiarata e non l’esperienza stessa. Per il Collegio, però, l’Amministrazione disponeva di altri elementi che potevano essere utilizzati per accertare la sussistenza del requisito richiesto dal disciplinare.
La stazione appaltante, in particolare, ha ricostruito il percorso professionale dell’operatrice attraverso l’estratto previdenziale INPS, il curriculum allegato alla documentazione di gara, i chiarimenti acquisiti nel corso del procedimento e i successivi riscontri ottenuti dagli enti coinvolti.
Lo stesso CGARS ha precisato che il curriculum vitae deve essere letto insieme alla dichiarazione resa ai sensi del d.P.R. n. 445/2000, alla quale risulta strettamente collegato sotto il profilo della correttezza e dell’esattezza delle informazioni dichiarate.
Considerati nel loro insieme, tali elementi hanno consentito alla stazione appaltante di ritenere dimostrata l’esperienza professionale richiesta dal disciplinare, conclusione che il CGARS ha ritenuto correttamente motivata.
Verifica dei requisiti nelle gare: la sostanza prevale sul formalismo documentale
Il CGARS ha quindi evidenziato che la prevalenza degli aspetti sostanziali rispetto a quelli meramente formali rappresenta un principio ormai consolidato nella giurisprudenza amministrativa e che tale orientamento era già presente ben prima dell’entrata in vigore del D.Lgs. n. 36/2023.
Richiamando una serie di precedenti del Consiglio di Stato, il Collegio ha affermato che il giudice amministrativo è chiamato a superare i cosiddetti “vuoti formalismi”, ossia quelle situazioni nelle quali il rispetto meccanico di una prescrizione documentale rischia di prevalere sulla verifica della reale situazione dell’operatore economico.
Quando il rigoroso rispetto delle prescrizioni documentali conduce a un risultato che non riflette la reale posizione dell’operatore economico e le verifiche svolte dalla stazione appaltante consentono comunque di accertare la sussistenza del requisito richiesto, non può essere il solo dato formale a determinare l’esito del procedimento.
La procedura e la forma costituiscono un mezzo e non il fine della disciplina dei contratti pubblici, poiché le regole della gara servono a individuare l’operatore economico più idoneo all’esecuzione dell’appalto e non possono trasformarsi in un ostacolo autonomo rispetto a tale finalità.
Da ciò deriva che il compito dell’interprete non consiste soltanto nell’applicazione letterale della lex specialis, ma richiede anche una lettura delle regole di gara coerente con gli obiettivi perseguiti dalla procedura, fermo restando il rispetto dei principi di concorrenza, parità di trattamento e apertura del mercato.
Il CGARS aggiunge inoltre che una verifica orientata all’accertamento dei requisiti attribuisce all’Amministrazione margini di valutazione più ampi, mentre un formalismo eccessivo rischia di danneggiare sia la partecipazione alle gare sia l’interesse pubblico a individuare l’operatore economico più idoneo all’esecuzione della prestazione richiesta.
Esperienza professionale: il requisito va valutato sull’intera carriera
Richiamando quanto già affermato nella precedente sentenza n. 242/2025, il CGARS ha ricordato che il disciplinare non collegava l’esperienza triennale a uno specifico periodo temporale, ma all’esperienza professionale maturata nel corso dell’intera carriera.
Si tratta di un chiarimento che ha assunto rilievo anche nel giudizio successivo, poiché ha consentito di tenere conto di ulteriori periodi lavorativi emersi nel corso delle verifiche svolte dall’Amministrazione e successivamente confermati dagli approfondimenti istruttori.
La stessa sentenza evidenzia inoltre che tali elementi erano già stati presi in considerazione dalla commissione di gara durante il procedimento di verifica.
La decisione del CGARS: niente esclusione senza verifica sostanziale del requisito
Alla luce di tali considerazioni, il Collegio ha accolto l’appello, ritenendo che le verifiche svolte dalla stazione appaltante fossero sufficienti a dimostrare il possesso del requisito contestato.
La mancanza di una specifica documentazione non può essere automaticamente equiparata all’assenza del requisito richiesto dalla gara. Quando la stazione appaltante riesce a ricostruire i fatti attraverso documenti, riscontri e ulteriori verifiche, il possesso del requisito può essere accertato anche in presenza di difficoltà documentali.
Il controllo sulla correttezza dell’azione amministrativa non può limitarsi alla presenza o all’assenza di un singolo documento, ma deve considerare l’intero percorso seguito dalla stazione appaltante per verificare il possesso dei requisiti richiesti dalla gara, anche alla luce del sistema delle dichiarazioni sostitutive disciplinato dal d.P.R. n. 445/2000 e dei controlli successivi previsti dall’ordinamento.
FONTI “LavoriPubblici.it”