Dall’uso dell’intelligenza artificiale nell’istruttoria del RUP alla richiesta di accesso agli atti: quando le interazioni con i sistemi generativi assumono rilevanza documentale e quali limiti restano alla loro conoscibilità
Si immagini una verifica di anomalia nella quale il RUP utilizzi un sistema di IA generativa per confrontare le giustificazioni dell’operatore con costi, produttività e tempi di esecuzione; oppure una valutazione sull’affidabilità professionale nella quale al modello vengano sottoposti un precedente episodio contrattuale e le osservazioni dell’impresa.
La decisione resta affidata al soggetto competente, ma una parte dell’attività preparatoria si svolge con il supporto dell’IA. Prompt, output e log possono allora assumere rilevanza documentale ed essere oggetto di accesso?
La giurisprudenza ha già affrontato l’impiego dell’IA generativa nell’attività amministrativa e, nelle gare, nella relazione istruttoria del RUP. Non risulta, tuttavia, una pronuncia italiana specificamente dedicata all’accesso a un prompt generativo. Il problema va, quindi, ricostruito attraverso categorie già note: documento amministrativo, accesso difensivo, tracciabilità, conservazione e limiti alla conoscibilità.
Correggere la sintassi di una determina già elaborata è cosa diversa dal chiedere all’IA di confrontare giustificazioni, individuare incongruenze o organizzare elementi destinati alla motivazione. Il criterio più utile sembra quindi essere quello della funzione concretamente svolta dall’IA.
IA nelle gare: il prompt può assumere natura di documento amministrativo?
L’art. 22, comma 1, lett. d), della legge n. 241/1990 adotta una nozione ampia di documento amministrativo, comprendendovi ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi a uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse.
La natura digitale dell’interazione non rappresenta quindi, di per sé, un ostacolo. Se un prompt, un output o una conversazione sono salvati e detenuti dall’amministrazione, esiste una rappresentazione elettronica di un contenuto; da questo, però, non discende automaticamente il diritto alla sua ostensione, perché devono essere verificati la funzione assunta nel procedimento, l’interesse dell’istante e i limiti alla conoscibilità.
Un sistema di IA può essere usato come strumento personale di lavoro, al pari di una ricerca o di una bozza; se, invece, l’interazione serve a organizzare elementi istruttori, esaminare osservazioni o individuare profili poi considerati nel procedimento, il rapporto con l’attività amministrativa diventa più stretto.
Prompt, output, log e system prompt
Come è noto il prompt contiene l’istruzione impartita al sistema, l’output costituisce la risposta generata, i log possono documentare utente, data, sistema utilizzato e operazioni compiute e i documenti caricati individuano, infine, il materiale sottoposto al modello.
Diverso è il system prompt, cioè l’insieme delle istruzioni generali che configurano il comportamento del sistema. Può appartenere al provider, essere protetto da privativa, non essere detenuto dalla stazione appaltante e presentare profili di sicurezza: non va quindi assimilato automaticamente al prompt del funzionario. Se, però, le istruzioni di sistema sono configurate dall’amministrazione o da un integratore per suo conto, anche detenzione e funzione vanno valutate in concreto.
Anche l’intensità dell’utilizzo varia: la correzione linguistica presenta una connessione minima con l’istruttoria; la sintesi delle osservazioni può incidere sull’organizzazione del materiale; il confronto delle giustificazioni o l’individuazione di elementi da approfondire assumono una funzione più direttamente istruttoria; l’elaborazione di argomenti valutativi richiede un controllo umano particolarmente attento.
Art. 30 del Codice dei Contratti e tracciabilità dell’utilizzo dell’IA
Nel settore dei contratti pubblici rileva anzitutto l’ art. 30 del D.Lgs. n. 36/2023, che contempla espressamente l’intelligenza artificiale tra le soluzioni tecnologiche utilizzabili e, al comma 3, assoggetta le decisioni assunte mediante automazione ai principi di conoscibilità e comprensibilità, non esclusività e non discriminazione; il comma 5 prevede inoltre la pubblicazione dell’elenco delle soluzioni tecnologiche utilizzate.
Ciò non significa che ogni utilizzo di un LLM da parte del RUP integri una “decisione algoritmica”. Cons. Stato, sez. IV, 4 giugno 2025, n. 4857 ha distinto la decisione amministrativa algoritmica dal mero supporto informatico, che resta un ausilio rispetto a una decisione affidata al fattore umano. Proprio questa distinzione conferma che occorre guardare alla funzione concretamente svolta dallo strumento.
A ciò si aggiunge l’art. 14 della legge n. 132/2025, secondo cui le pubbliche amministrazioni assicurano agli interessati la conoscibilità del funzionamento dell’IA e la tracciabilità del suo utilizzo, mantenendo il sistema in funzione strumentale e di supporto, mentre autonomia, potere decisionale e responsabilità restano in capo alla persona.
A ben vedere, la norma non dispone che ogni prompt debba essere conservato, non fissa un termine generale di conservazione e non rende automaticamente ostensibile qualsiasi output, né dalla tracciabilità può ricavarsi un indiscriminato obbligo di conservazione di ogni interazione. Sul piano organizzativo, dalla tracciabilità può tuttavia derivare l’esigenza di predisporre forme adeguate di conservazione quando l’interazione assuma effettiva rilevanza nell’istruttoria o sia necessaria per ricostruirne lo svolgimento.
Il procedimento deve restare verificabile anche quando interviene la tecnologia
La giurisprudenza sull’amministrazione algoritmica non ha ancora affrontato direttamente l’accesso ai prompt generativi, ma offre principi utili. Cons. Stato n. 4929/2025 ha chiarito che le difficoltà conoscitive derivanti dall’impiego di algoritmi non possono, da sole, impedire l’accesso.
Particolarmente significativa è Cons. Stato, sez. V, 5 giugno 2026, n. 4520. La vicenda riguardava un sistema informatico utilizzato nello svolgimento di una procedura concorsuale, non un LLM generativo: la rilevanza è quindi di principio. L’assenza di codice sorgente, specifiche procedurali e log aveva impedito di ricostruire compiutamente la regolarità della procedura; inoltre, l’esternalizzazione delle attività tecniche non può impedire la ricostruzione documentale né sottrarre l’amministrazione alle proprie responsabilità di controllo.
Il collegamento con l’IA generativa va dunque mantenuto sul piano della ricostruibilità: l’impiego di uno strumento tecnologico non dovrebbe rendere meno verificabile l’attività amministrativa che esso ha contribuito a svolgere.
Più vicino all’IA generativa è TAR Marche, sez. I, 1° giugno 2026, n. 758, relativo al “sospetto” che la relazione del RUP sull’affidabilità professionale di un concorrente fosse stata redatta con il supporto dell’IA. Il TAR ha ritenuto non decisivo accertarne l’effettivo utilizzo, valorizzando l’imputabilità della valutazione e della decisione ai soggetti competenti. La sentenza non riguarda l’accesso ai prompt, ma conferma la centralità del controllo umano.
Nella stessa direzione, TAR Puglia, Bari, sez. III, 3 agosto 2026, n. 956 ha escluso che l’eventuale ausilio di IA generativa nella fase preparatoria renda di per sé illegittimo l’atto, se la motivazione finale esprime un percorso autonomo e riferibile all’organo competente. La presenza di riferimenti inesistenti o inconferenti non consente, da sola, di attribuire con certezza la redazione all’IA e, anche ove tale utilizzo fosse accertato, non determina di per sé l’illegittimità dell’atto, che va valutato sulla base della tenuta della motivazione finale.
Che cosa cambia nelle procedure di gara
Gli artt. 35 e 36 del D.Lgs. n. 36/2023 completano il quadro. L’ art. 35 richiama l’accesso documentale della legge n. 241/1990 e l’accesso civico generalizzato; l’ art. 36 prevede, dopo l’aggiudicazione, la disponibilità dell’offerta dell’aggiudicatario, dei verbali e degli atti, dati e informazioni presupposti all’aggiudicazione.
Non ne deriva che ogni prompt debba essere pubblicato sulla piattaforma. La questione cambia, però, quando un output sia stato acquisito nell’istruttoria, richiamato nella relazione o utilizzato per individuare un’anomalia, approfondire una criticità o organizzare una valutazione: in tali casi l’interazione può assumere rilevanza quale dato, informazione o documento collegato al procedimento.
Come impostare una richiesta di accesso
Per l’operatore economico, quando l’esigenza è collegata alla tutela di una posizione giuridica, il riferimento principale resta l’art. 24, comma 7, della legge n. 241/1990. Cons. Stato n. 4104/2026 ha ribadito che non occorre dimostrare anticipatamente la decisività del documento, essendo sufficiente che emerga, secondo una valutazione in astratto, il nesso di strumentalità tra la documentazione richiesta e l’esigenza difensiva.
La domanda deve essere circoscritta alla specifica fase procedimentale. Ad esempio: «Si chiede l’ostensione, ove esistenti e detenuti dall’Amministrazione, dei prompt, degli output e delle successive interazioni con sistemi di IA generativa utilizzati nella verifica di anomalia dell’offerta della scrivente, limitatamente all’analisi delle giustificazioni, all’individuazione degli elementi da approfondire e alla predisposizione della relazione istruttoria; si chiedono altresì gli eventuali log già esistenti e la documentazione relativa alla verifica o validazione umana degli output concretamente utilizzati».
La formula “ove esistenti e detenuti” è essenziale. Ai sensi dell’art. 2, comma 2, del D.P.R. n. 184/2006, l’accesso riguarda documenti materialmente esistenti e detenuti dall’amministrazione, che non è tenuta a elaborare dati o creare nuovi documenti. Quando la richiesta incide su segreti tecnici o commerciali o sugli elementi protetti delle piattaforme e delle infrastrutture informatiche, opera inoltre la disciplina più rigorosa dell’art. 35, comma 5, che richiede l’indispensabilità della conoscenza ai fini della difesa in giudizio.
E se la conversazione non è più disponibile?
Cons. Stato n. 779/2026 ha ricordato che non può essere ordinata l’ostensione di documenti inesistenti o non detenuti dall’amministrazione. La loro esistenza può essere dimostrata anche attraverso elementi indiziari o presuntivi, ma non può fondarsi su mere congetture.
Una motivazione poco convincente, un errore o una citazione inesatta possono giustificare un approfondimento, ma non dimostrano da soli l’utilizzo di un sistema di IA né l’esistenza di una specifica conversazione. Se prompt o output non sono più disponibili, il problema dell’accesso si arresta davanti all’inesistenza del documento; resta distinta la questione organizzativa della tracciabilità e dell’eventuale necessità di una conservazione adeguata.
Accesso non significa ostensione integrale
La possibile rilevanza documentale dell’interazione non comporta un diritto indiscriminato alla conoscenza. Prompt, output e log possono contenere dati personali, informazioni relative ad altri concorrenti, segreti tecnici, elementi di sicurezza o contenuti protetti dalla proprietà intellettuale. La risposta deve quindi essere proporzionata, ricorrendo, quando possibile, all’ostensione parziale mediante oscuramento delle sole informazioni sottratte all’accesso.
Tre esperienze statunitensi
L’esperienza statunitense è utile non perché le relative regole possano essere trasferite automaticamente in Italia, ma perché mostra come la questione sia già emersa sul piano della gestione documentale.
Il Washington State Archives ha chiarito nel 2024 che input e output di sistemi generativi relativi ad attività pubblica possono costituire public records ai fini della conservazione.
Nell’agosto 2026 il NARA (National Archives and Records Administration) ha incluso prompt, output e audit trail tra i materiali che, in determinate circostanze, possono assumere natura di federal records. La guidance riguarda però la gestione documentale e non stabilisce automaticamente l’ostensibilità ai sensi del FOIA.
Il profilo dell’accesso emerge più direttamente in Jaxon White and WITF v. Pennsylvania Office of the Governor, deciso il 12 gennaio 2026 dal Pennsylvania Office of Open Records: alcune conversazioni sono state considerate personal notes and working papers; per altre, condivise e utilizzate nell’attività istituzionale relativa all’implementazione di ChatGPT, è stata ordinata la disclosure.
La comparazione non dimostra che “i prompt sono pubblici”, ma conferma un criterio funzionale: la rilevanza documentale cresce quando l’interazione entra effettivamente nell’attività istituzionale.
Conclusioni: quando prompt, output e log dell’IA possono diventare accessibili
L’utilizzo dell’IA generativa nelle procedure di gara non determina, allo stato, un autonomo “diritto di accesso al prompt”, ma impone di applicare categorie tradizionali a nuovi strumenti. L’art. 22 della legge n. 241/1990 non esclude a priori prompt, output e log; gli artt. 30, 35 e 36 del Codice valorizzano conoscibilità, controllo umano e rilevanza di atti, dati e informazioni collegati alla procedura; l’art. 14 della legge n. 132/2025 introduce la tracciabilità dell’utilizzo dell’IA senza imporre la conservazione indiscriminata di ogni interazione.
Se l’utilizzo dell’IA resta personale e meramente preparatorio, la sua rilevanza documentale tende a essere limitata; quando invece contribuisce all’analisi dei documenti, alla selezione degli elementi da approfondire o alla costruzione di valutazioni poi utilizzate nel procedimento, aumenta l’esigenza di poterne ricostruire il ruolo.
Non si tratta di ampliare indiscriminatamente l’accesso al lavoro preparatorio dei funzionari, ma di applicare anche ai nuovi strumenti un principio tradizionale dell’azione amministrativa: quanto più un elemento concorre alla formazione della decisione, tanto più diventa rilevante comprenderne la funzione, assicurarne un’adeguata tracciabilità e, quando ne ricorrono i presupposti, consentirne la conoscenza.
Fonti essenziali
- artt. 22 e 24 Legge n. 241/1990;
- art. 2 D.P.R. n. 184/2006;
- artt. 30, 35-36 D.Lgs. n. 36/2023;
- art. 14 Legge n. 132/2025;
- Cons. Stato nn. 4857/2025, 4929/2025, 779/2026, 4104/2026 e 4520/2026;
- TAR Marche, sez. I, n. 758/2026;
- TAR Puglia, Bari, sez. III, n. 956/2026;
- Washington State Archives (2024);
- NARA, Guidance on Applying the Federal Records Act to Artificial Intelligence Materials (2026);
- Pennsylvania Office of Open Records, Jaxon White and WITF v. Pennsylvania Office of the Governor, AP 2025-3285.
FONTI “LavoriPubblici.it”